El anexo de la Orden HAC/1028/2026 concreta cómo deberá comunicarse el rechazo de una factura electrónica y reduce a dos los códigos de motivo previstos para el mensaje del destinatario.

Dos causas expresamente codificadas

El primer motivo es el rechazo comercial. El segundo corresponde a aquellos casos en los que la factura se rechaza por tratarse de un consumo particular o por no estar afectado a la actividad. La comunicación debe incluir además la fecha de rechazo y datos que permitan identificar de forma inequívoca la factura informada.

Entre esos datos figuran el número y serie de la factura, su fecha de emisión, el NIF del emisor y su nombre o razón social. El objetivo es que el rechazo pueda vincularse al documento correcto sin depender de correos electrónicos o notas internas.

El rechazo pasa a formar parte del dato estructurado

En muchas empresas el rechazo de una factura se gestiona hoy mediante correo, portales de proveedores o conversaciones entre departamentos. El nuevo modelo convierte esta información en un estado estructurado que puede viajar entre sistemas y quedar incorporado al historial digital de la factura.

Esto obligará a revisar los circuitos de aprobación de compras. Si administración detecta un error, deberá saber si procede un rechazo comercial, una rectificación posterior o una simple aclaración sin cambiar el estado formal del documento.

Contabilidad y compras deberán coordinar criterios

Una mala clasificación puede generar discrepancias entre cliente y proveedor. Por ello, las compañías con volumen relevante de facturas deberían documentar qué situaciones se consideran rechazo y quién está autorizado a comunicarlo.

También será importante que el ERP permita cancelar una comunicación de rechazo cuando se haya informado por error, ya que la propia estructura prevista por la orden contempla mensajes de alta y de baja del rechazo.

Qué implica para la gestión diaria

La entrada en vigor del nuevo marco obliga a revisar procedimientos internos antes de que llegue la fecha efectiva de obligación para cada colectivo. La adaptación no debe quedarse en una lectura jurídica: conviene traducir cada requisito a tareas concretas dentro del ERP, la contabilidad, tesorería, administración y relación con clientes y proveedores.

Para los despachos profesionales, esta fase ofrece la oportunidad de clasificar a los clientes por nivel de digitalización y anticipar qué negocios necesitarán un cambio de software, una integración adicional o simplemente ajustes de configuración. Cuanto antes se identifiquen las dependencias, menor será el riesgo de incidencias cuando el sistema sea obligatorio.

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Fuente oficial: Boletín Oficial del Estado / fuente de referencia.

Fotografía: Kindel Media / Pexels.