La fecha de expedición de una factura identifica cuándo se emite el documento, mientras que la fecha de la operación refleja cuándo se realizó la entrega de bienes o prestación de servicios. En determinados casos ambas coinciden; en otros pueden ser distintas.

Por qué pueden no coincidir

Una empresa puede prestar un servicio un día y generar la factura posteriormente dentro del plazo permitido. También pueden existir operaciones continuadas o cierres periódicos que requieren distinguir ambos momentos.

Cuando la fecha de operación sea distinta de la de expedición y deba constar, el software de facturación debería permitir introducirla expresamente.

Impacto contable

La fecha económica de la operación puede influir en el periodo al que corresponde el ingreso o gasto conforme al principio de devengo. Utilizar únicamente la fecha del PDF puede provocar cierres incorrectos.

Esto es especialmente relevante cerca del cambio de mes o de ejercicio, cuando unos pocos días pueden trasladar una operación a otro periodo contable.

Impacto fiscal

El devengo del impuesto y los plazos de expedición se rigen por sus propias reglas. Por eso una empresa no debería alterar fechas para adaptar artificialmente una operación a una declaración distinta.

Ante operaciones complejas conviene revisar la normativa específica y documentar qué hecho determina el momento de realización.

Qué debe hacer el ERP

El sistema debería separar fecha de expedición, fecha de operación y vencimiento. Son conceptos diferentes y mezclar los tres limita el control posterior.

También resulta útil conservar un historial de cambios para evitar modificaciones de fecha sin trazabilidad.

Qué conviene revisar en la práctica

La clave es que el criterio esté documentado y sea consistente. Cuando varias personas intervienen en administración, contabilidad o facturación, un procedimiento claro evita duplicidades y errores que luego aparecen en el cierre o en las declaraciones fiscales.

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Fuente de referencia: Reglamento de facturación.

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