La nueva solución pública de facturación electrónica no plantea la baja de una factura como un borrado sin rastro. Si una factura resulta improcedente por inexistencia de la operación, podrá darse de baja, pero el sistema conservará trazabilidad de esa actuación.

La diferencia entre cancelar y borrar

En un entorno digital regulado, eliminar un registro sin dejar evidencia sería incompatible con el objetivo de trazabilidad. Por eso la Orden HAC/1028/2026 permite comunicar una baja, pero exige que quede constancia de que la factura existió y posteriormente fue dada de baja.

Esta lógica es relevante para empresas acostumbradas a eliminar documentos preliminares o duplicados dentro de sus programas. Una vez que una factura entra en el circuito oficial, el tratamiento debe seguir los procedimientos previstos y no puede equipararse a borrar un borrador interno.

La baja se reserva a la inexistencia de la operación

El texto se refiere a supuestos en los que la factura resulta improcedente por inexistencia de la operación. Esto obliga a diferenciar entre una operación que nunca debió facturarse y una operación real cuya factura contiene un error que exige rectificación.

La distinción tiene efectos contables y fiscales. Un error en base imponible, tipo de IVA o datos del cliente no convierte necesariamente la operación en inexistente. En esos casos deberá aplicarse el procedimiento que corresponda conforme a la normativa de facturación.

Los sistemas deberán conservar un historial claro

Los programas de gestión deberían mostrar quién realizó la baja, cuándo se comunicó y qué documento fue afectado. Esta información será útil tanto para controles internos como para revisiones de asesorías, auditorías o comprobaciones administrativas.

En organizaciones con varios usuarios conviene implantar permisos específicos para evitar que cualquier perfil pueda iniciar una baja. El control de roles será tan importante como la propia integración técnica con la plataforma pública.

Qué implica para la gestión diaria

La entrada en vigor del nuevo marco obliga a revisar procedimientos internos antes de que llegue la fecha efectiva de obligación para cada colectivo. La adaptación no debe quedarse en una lectura jurídica: conviene traducir cada requisito a tareas concretas dentro del ERP, la contabilidad, tesorería, administración y relación con clientes y proveedores.

Para los despachos profesionales, esta fase ofrece la oportunidad de clasificar a los clientes por nivel de digitalización y anticipar qué negocios necesitarán un cambio de software, una integración adicional o simplemente ajustes de configuración. Cuanto antes se identifiquen las dependencias, menor será el riesgo de incidencias cuando el sistema sea obligatorio.

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Fuente oficial: Boletín Oficial del Estado / fuente de referencia.

Fotografía: Kindel Media / Pexels.