La factura proforma y la factura ordinaria pueden parecer similares, pero cumplen funciones diferentes. La proforma suele utilizarse como documento informativo o comercial previo, mientras que la factura ordinaria documenta formalmente una operación a efectos de facturación.

Qué función cumple una proforma

Una proforma puede detallar productos, precios, impuestos estimados y condiciones de una operación antes de que se formalice definitivamente. Es habitual en operaciones internacionales, presupuestos aceptados o procesos en los que el cliente necesita un documento previo.

Por sí sola no debería confundirse con la factura definitiva. Su numeración y presentación deberían evitar que el receptor la trate como un documento fiscal ordinario.

Cuándo entra la factura en contabilidad

La operación debe registrarse atendiendo a su realidad económica y a la documentación exigible. Una factura ordinaria contiene los datos establecidos por la normativa de facturación y sirve como soporte documental para obligaciones fiscales y contables.

Registrar una proforma como si fuera una factura definitiva puede provocar duplicidades cuando llega posteriormente el documento correcto. Por eso los sistemas deberían diferenciar claramente presupuestos, proformas, pedidos y facturas.

Qué debe revisar la empresa

Conviene evitar secuencias confusas de numeración y definir cuándo un documento pasa del circuito comercial al contable. También es importante que compras y administración sepan qué documentos son válidos para tramitar pagos y deducciones.

En operaciones relevantes, el archivo debería conservar tanto la documentación previa como la factura final, pero identificando cuál es el documento que genera el registro contable y fiscal.

Qué conviene revisar en la práctica

Estos conceptos son especialmente útiles cuando se integran en un procedimiento interno claro. La empresa debería conservar la documentación que justifica cada registro, utilizar criterios consistentes y revisar periódicamente las cuentas que pueden acumular errores. Un buen cierre contable depende menos de hacer muchos ajustes al final y más de registrar correctamente durante todo el año.

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Fuente de referencia: Reglamento de facturación.

Fotografía: Kindel Media / Pexels.