Emitir una factura no consiste únicamente en indicar un precio y un cliente. El Reglamento de facturación establece una serie de menciones que permiten identificar el documento, la operación y su tratamiento tributario.

Identificación del documento y de las partes

La factura debe incluir número y, cuando proceda, serie; fecha de expedición; y los datos identificativos exigibles del emisor y destinatario. El NIF resulta especialmente relevante para relacionar correctamente las operaciones.

Cuando la fecha de realización de la operación sea distinta de la expedición y resulte exigible indicarla, el sistema debe permitir conservar esa diferencia.

Descripción e importes

Debe constar una descripción suficiente de las operaciones, así como datos necesarios para determinar la base imponible, el tipo o tipos impositivos y las cuotas correspondientes cuando proceda.

Descripciones excesivamente genéricas pueden dificultar justificar la naturaleza del gasto o de la venta meses después.

Menciones especiales

Determinadas operaciones requieren referencias específicas, por ejemplo en supuestos de exención, inversión del sujeto pasivo u otros regímenes.

Por eso una plantilla única no siempre cubre todas las casuísticas. El software debería adaptar las menciones al tipo de operación configurada.

Qué conviene revisar en la práctica

La utilidad de estas reglas aumenta cuando se incorporan a procedimientos claros dentro del software de gestión y de la contabilidad. Numeración, archivo, vencimientos y documentación deberían poder revisarse sin depender de memoria o tareas manuales de última hora.

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Fuente de referencia: Reglamento de facturación.

Fotografía: Kindel Media / Pexels.